Project Description

Sharxx File Manager
Dateienverwaltung in SharePoint
Mit dem Sharxx File Manager können Dateien in SharePoint ganz einfach verwaltet werden. So können Dateinamen mühelos ausgelesen, geprüft, umbenannt und Metadatenfelder gefüllt werden. Die einzelnen Funktionen des Sharxx File Manager sind als Plugins aktivierbar.
Fakten
Die automatische Statusspalte
Sobald in irgendeiner SharePoint-Bibliothek eine Sharxx File Manager-Funktion aktiviert wurde, wird der SharePoint-Liste automatisch eine Statusspalte hinzugefügt. Diese automatische Statusspalte ermöglicht es den Plugins, den Status des jeweiligen Datensatzes zu speichern und in der Listen- bzw. der Detailansicht den Ausführungsstatus grafisch darzustellen.
Ergebnisvorschau mit dem Sharxx File Manager
Eine weitere überaus nützliche Option des Sharxx File Manager ist die Ergebnisvorschau, das bedeutet, dass Sie als Orientierungshilfe bereits vorhandene Datensätze der aktuellen SharePoint-Liste durchgehen und sich diese dann in der Spalte „Example from list“ anzeigen lassen können. Darüber hinaus werden die bereits gesetzten Einstellungen der jeweiligen Feldzuweisung angewendet und das Ergebnis, welches gesetzt wurde, in der Spalte „Example result“ angezeigt.
Folgende Plugins sind als Feature aktivierbar:
Das Plugin Filename Reader
Das Plugin „Filename Reader“ ermöglicht es, Werte, die in einem Dateinamen durch Trennzeichen codiert sind, auszulesen und während des Uploads automatisch in definierte Felder als Wert eintragen zu lassen.
Das Plugin FileRenamer
Das Plugin FileRenamer ermöglicht es, nach einem Check-in bzw. einem Dokumentenupload in SharePoint einen neuen Dateinamen anhand von definierten Feldwerten zu generieren und das betroffene Dokument/die Datei entsprechend umzubenennen. Wenn ein Dokument mit diesem Namen bereits existiert, wird das Dokument dort als neue Version angehängt.
Das Plugin Validation
Dieses Plugin sorgt für die Eindeutigkeit in den Metadaten, d.h., sobald Sie eine neue Version in SharePoint hochladen, prüft es den Wert auf seine Gültigkeit und gibt einen Hinweis, wenn das jeweilige Feld bereits existiert. Für die Prüfung der Gültigkeit können Werte aus Listen, Eigenschaften oder Dateiinformationen (Dateidatum) verwendet werden.
Das Plugin Additional Fields
Das Plugin Additional Fields erstellt unabhängig von den Standardspalten Zusatzfelder, für die Sonderwerte angegeben werden können, d.h. auch hier sind z.B. Dateinamen, Dateiendungen, Ordner etc. einstellbar.
Das Plugin Action Rules
Dieses Plugin legt aus einer Dokumentenbibliothek, anhand einer definierten Regelmatrix, weitere Elemente an und stellt Verknüpfungen zur Quellbibliothek her. So können automatisiert Aufgaben zu einem Dokument erstellt werden.
Ihre Vorteile auf einen Blick
• Dateinamen können direkt beim Upload ausgelesen werden
• Automatisches Setzen der Metadaten möglich
• Validierung der Metadaten
• Automatische Statusspalte
• Ergebnisvorschau als Orientierungshilfe
• Verschiedene Plugins als Feature aktivierbar
• Zusatzfelder mit Sonderwerten
• Automatisierte Erstellung von Aufgaben
Sharxx File Manager – Filename Reader
Sharxx File Manager – Validation
Sharxx File Manager – Additional Fields
Sharxx File Manager – Renamer
SharePoint Server 2010, 2013
Main 1.0.29.1
- Speichern der Einstellungen überarbeitet. Die Einstellungen sind nun auch in Listenvorlagen vorhanden und werden bei Erstellung aus Listenvorlage übernommen
- Eingebettete SharePoint-Meta-Daten aus Office-Dokumenten nach Upload entfernen: Unterbindet, dass fremde/falsche Metadaten/Listenfelder übernommen und weitergeführt werden
- Aus Office-Dokumenten während des Uploads ausgelesene SharePoint-Meta-Daten aus den Listen-Metadaten entfernen/zurücksetzen. Unterbindet, dass falsche/fremde Metadaten in das Listenfeld überführt und/oder per FileName-Reader ausgelesene Werte durch solche wieder überschrieben werden.
- Bug-Fix: Laden/Cachen der Allgemeinen FM-Listeneinstellungen weiter optimiert
Filename Reader 1.0.16.0
- Anpassungen für Status-Code-Funktion (Additional Field)
Filename Renamer 1.0.14.0
- Anpassungen für Status-Code-Funktion (Additional Field)
- Anhängendes Umbenennen angepasst/verbessert
- Bug-Fix: In gewissen Konstellationen werden falsche Datumswerte gesetzt, wenn Benutzer/Server-Zeitzone unterschiedlich ist
Validation 1.0.16.1
- Werteprüfung für Lookup-Felder wird nun im Systemkontext durchgeführt, um den Erhalt und somit auch die Validierung mit allen Listenelemente, unabhängig der Elementberechtigung, sicherzustellen.
- Anpassungen für Status-Code-Funktion (Additional Field)
Additional Fields 1.0.16.0
- FileManager-Status (Code – siehe Excel-Sheet) kann nun als Sonderwert hinzugefügt werden
- Bug-Fix: In gewissen Konstellationen werden falsche Datumswerte gesetzt (Benutzer/Server-Zeitzone unterschiedlich)
ActionRules 1.0.15.0
- Anpassungen für Vorlagenspeicherung (CM)
Main 1.0.28.0
- Unterstützung für Lookup-Felder mit Cross-Web-Referenz hinzugefügt
Filename Reader 1.0.15.0
- Unterstützung für Lookup-Felder mit Cross-Web-Referenz hinzugefügt
Filename Renamer 1.0.13.0
- Unterstützung für Lookup-Felder mit Cross-Web-Referenz hinzugefügt
Validation 1.0.15.0
- Unterstützung für Lookup-Felder mit Cross-Web-Referenz hinzugefügt
Additional Fields 1.0.15.0
- Unterstützung für Lookup-Felder mit Cross-Web-Referenz hinzugefügt
- Funktion „Link zu Ordner“ hinzugefügt
Main 1.0.26.6
Bug-Fix: Teilweise erscheint während Elementoperationen (Upload, Änderungen Metadaten) in Bibliotheken, in denen der File Manager aktiv ist oder beim Aufruf der File Manager-Einstellungen eine Fehlermeldung, dass die Listeneinstellungen nicht geladen werden können.
Filename Reader 1.0.14.3
Neue Funktion unter Sonderwerte „Id der aktuellen Liste“: Ermöglicht das Einfügen der aktuellen Listen-ID innerhalb eines Zusatzfeldes.
Main 1.0.26.6
-
Keine Änderung
Filename Reader 1.0.14.3
- Bug-Fix: Bei einem Validierungsfehler wird das entsprechende Tab angezeigt.
- Funktion Zurücksetzen von Nachschlagefelder unterstützt nun auch Infowise-Tabs
Main 1.0.26.5 Fix: Sporadische Fehlermeldung, dass Vorprüfung fehlschlug und Datei daher nicht umbenannt werden könne, obwohl dies gerade durchgeführt wurde. FileRenamer 1.0.12.4
Main 1.0.26.4
-
Performanceoptimierung
- Neue Funktion: Erweitertes Metadaten-Caching: Abfrageintensive Metadaten werden nun während der Elementbearbeitung gecacht. Performancegewinn, speziell bei großen Listen und einer Vielzahl zu behandelnden Elementen.
- Neue Funktion: Erweitertes Logging der Events
- Refresh-Funktion der Liste überarbeitet (Nach Umbennenen)
- Prüfung, ob ein Element vom Sharxx File Manager ignoriert werden soll, schlägt fehl, wenn dieses Element keinen Contenttype besitzt
Action Rules 1.0.14.2
- Feature-Beschreibung hinzugefügt
Additional Fields 1.0.13.3
-
Performanceoptimierung
-
Feature-Beschreibung hinzugefügt
Filename Reader 1.0.14.2
-
Wenn das letzte Feld, mangels Anzahl extrahierter Werte, nicht gefüllt werden kann, erscheint nun sofort eine Warnung statt eines Fehlers (Voraussetzung: Das Zielfeld ist kein Pflichtfeld und ein Text- bzw. Beschreibungsfeld)
-
Feature-Beschreibung hinzugefügt
FileRenamer 1.0.12.3
- Performanceoptimierung
Fix: Sporadisch erscheinen Fehlermeldungen, dass Fehler beim Umbenennen aufgetreten sind, obwohl dies erfolgreich durchgeführt wurde.
Feature-Beschreibung hinzugefügt
Validierung 1.0.14.2
- Performanceoptimierung
- Erstellung MD5/“Datei neu“ ist nur noch nötig, wenn eine Regel „Wenn Datei unverändert“ verwendet wird -> Achtung! In bestehenden Projekten muss die Option explizit deaktiviert werden!
- Feature-Beschreibung hinzugefügt
Main 1.0.26.2
- Fix: Prüfung, ob ein Element vom Sharxx File Manager ignoriert werden soll, schlägt fehl, wenn dieses Element keinen Content type besitzt
Main 1.0.26.1
Diverse Anpassungen/Erweiterungen
Validierung 1.0.14.1
- Neue Funktion „Feldwerte vergleichen“ hinzugefügt. Damit können nun 2 Feldwerte innerhalb eines Elements, nach bestimmten Methoden (ist gleich, enthält, etc) verglichen werden
- Funktionen in zwei Hauptmodi unterteilt und vorhandene in übersichtlicheren Optionen unterteilt
- Option für benutzerdefinierte Validierungsmeldungen hinzugefügt, die angezeigt werden, wenn eine Regel fehlschlägt (Es kann mit dem Platzhalter {0} die Systemmeldung, an gewünschter Stelle, wieder eingefügt werden)
Additional Fields 1.0.13.2
- Funktion „AdditionalFields bei „FileMoved“-Events nicht aktualisieren“ hinzugefügt, um bei sehr „sensiblen“ Anwendungen einen Speicherkonflikt zu vermeiden
- Neue CMD-Anwendung vorhanden, welche es ermöglicht für eine Site oder Webanwendung, alle Felder aktualisieren zu lassen (siehe Release Sharxx FileManager 2013 – AdditionalFields Updater Version)
Additional Fields 1.0.13.1
Neue Funktionen, um in CM-Templates und Workspaces, Informationen zum entsprechenden Workspace-Element (Spalten) einzubinden.
In einem Template, wird das erste gefundene Element als Muster dargestellt, welches mit der aktuellen Vorlage erstellt wurde
FileRenamer 1.0.12.2
- Fix: Datumswerte werden in der „Next step“-Vorschau teils falsch dargestellt
- Fix: Feldwerte basierend auf einem Standardwert werden nach dem Upload in der „Next step“-Vorschau nicht erkannt.
Einschränkung: Standardwerte (SharePoint Feldeigenschaft) basierend auf Formeln werden nicht unterstützt
Action Rules 1.0.14.1
Logging der Aktionen nun optional
Filename Reader 1.0.14.1
keine Änderungen
Main 1.0.25.2
Bug-fix
Additional Fields 1.0.12.1
keine Änderungen
Action Rules 1.0.14.1
- Logging der Aktionen nun optional
- Es kann nun auch auf Elementenebene gesperrt werden, um Performance bei Mehrfach-Check-in zu erhöhen.
(Neue Option: „Simultanes Verarbeiten mehrerer Elemente erlauben“) - Timeout der Elementsperre kann nun eingestellt werden
- Fehler innerhalb einer Aktion führt nun nicht mehr dazu, dass keine weiteren mehr ausgeführt werden
Filename Reader 1.0.14.1
keine Änderungen
FileRenamer 1.0.12.1
keine Änderungen
Validierung 1.0.13.0
keine Änderungen
Main 1.0.25.1
- Listen/Next step-Icons überarbeitet
- Fix: Werden aus fremden Bibliotheken Dateien verschoben, werden keine FM-Aktionen durchgeführt (z.B. Additional Fields werden nicht aktualisiert). Das Verhalten ist nun so, als würde die Datei „neu“ hinzugefügt (Auf File Manager bezogen, vorhandene Versionen und Metadaten bleiben erhalten)
Additional Fields 1.0.12.1
- Hinweis: Funktion „Steuerzeichen konvertieren“ wird durchgeführt, jedoch in Sharepoint 2013 (Liste/Anzeigeformular) nicht mehr dargestellt. Wenn die Werte jedoch mit einem anderen Tool oder Workflow anderweitig übernommen werden (z.B. in ein Multiline-Textfeld), werden diese dort korrekt dargestellt.
- Berechnete Felder werden nicht unterstützt und können nun auch nicht mehr ausgewählt werden
- Fix: Sonderfunktionen geben in manchen Konstellationen nicht den korrekten Wert aus. (z.B. in Unterseiten wird ein Unterordner nicht erkannt)
- Fix: Wird ein manueller Updatevorgang durchgeführt, werden auch Elemente aktualisiert, die eigentlich aufgrund der allgemeinen File Manager-Einstellungen ignoriert werden sollen.
Action Rules 1.0.13.1
Fix: Wird ein manueller Updatevorgang durchgeführt, werden auch Elemente aktualisiert, die eigentlich aufgrund der allgemeinen File Manager-Einstellungen ignoriert werden sollen.
Filename Reader 1.0.14.1
Es werden nun Nachschlagefelder nicht mehr gefüllt, wenn die konfigurierte Anzeigespalte in dem gefundenen Listenelement keinen Wert besitzt (= „leer“ ist).
FileRenamer 1.0.12.1
- Berechnete Felder werden nicht unterstützt und können nun auch nicht mehr ausgewählt werden
- Es werden nun Werte aus Nachschlagefelder nicht mehr verwendet, wenn die konfigurierte Anzeigespalte in dem hinterlegten Listenelement keinen Wert besitzt (= „leer“ ist). Wird nun so behandelt, als wäre kein Wert ausgewählt. (Fehler während des Checkins, wenn Feld ein Pflichtfeld bzw. Option „Werte düfen leer sein (…)“ nicht aktiv ist)
- Fehlerbehandlung erweitert, wenn Dateien beim Umbennen nicht gelöscht werden können. Es wird nun auch ein Fehler inkl. Hinweis, dass die Datei für FM-Aktionen gesperrt ist, in der Datei angezeigt, die gelöscht werden soll.
- Fix: Check in-Kommentare werden beim anhängenden Umbenennen nicht übernommen
Validierung 1.0.13.0
keine Änderungen
Main 1.0.25.0
- Die Funktion „Lookupfelder zurücksetzen (…)“ kann nun, unabhängig von den verwendeten Plugins, aktiviert werden
- Fix: Dateien/Ordner im Template verursachen teils Fehler bei Projekterstellung/Synchronisation mit dem Collaboration Manager
- Fix: Whitelist verhindert teils das Speichern von Einstellungen
- Fix: Erstellen von Dokumentenmappen funktioniert teils nicht
- Fix: Diverse Fehler (Log) wenn Einstellungen, speziell Forms, o.Ä. (auch über Designer) angepasst werden
- Fix: Allgemeine Fehler wenn File Manager-Felder nicht in allen nötigen Content Types enthalten sind
-> Werden nun autom. beim Speichern allen – relevanten – Content Types hinzugefügt. (Nicht zu Ordnern (außer Doc.Set), Read-Only oder Sealed!) Dies betrifft auch MD5 und IsNewFile, sofern Funktion aktiv benötigt wird.
-> Wird eine Datei mit Content Types bearbeitet, in denen (noch) kein File Manager-Feld enthalten ist, werden keine File Manager-Aktionen durchgeführt
FileRenamer 1.0.12.0
Fix: Datumsfelder verursachen teils Fehler, wenn Formatierungswerte hinterlegt sind
Filename Reader 1.0.14.0
Fix: Hinweis auf unvollständig gefüllte Felder verschwindet nicht, obwohl diese manuell nachträglich gefüllt wurden
Additional Fields 1.0.12.0
- Fix: Für die Ordner-Funktion wird teils der Root-Foldername verwendet
- Fix: Füllen von Feldern in Content Types, speziell Dokumentenmappen, funktioniert nicht, wenn nicht alle benötigten Felder enthalten sind
-> Werden nun ohne Fehler nicht gefüllt -> Warnung im Log; Meldungen in Konfig-Maske bei entsprechenden Beispieldaten, dass das Feld Additional Field bzw. mögliche Quellfelder nicht im Content Type enthalten sind. Diese werden nicht autom. hinzugefügt!
Installationshinweis:
Zuerst Core, dann Main, dann Plugins installieren. (Entfernen in umgekehrter Reihenfolge!)
Wichtig: Nach Deinstallation bitte IIS-Reset durchführen!
- File Manager Version 1.0.25.0 (Main),
- Action Rules 1.0.13.0,
- Additional Fields 1.0.12.0,
- Filename Reader 1.0.14.0,
- FileRenamer 1.0.12.0,
- Validation 1.0.13.0
Main 1.0.21.0
- Laden, Cachen der Plugins allgemein überarbeitet
- Handling Datei/Ordner/Dokument-Set überarbeitet
- Handling Funktion „Datei neu“ MD5-Funktion überarbeitet
Filename Reader 1.0.11.0
Bug- Fix: Wenn ein Beispieldatensatz in der Konfigurationsmaske keinen Wert für ein Lookup-Feld besitzt, erscheint eine Fehlermeldung und der entsprechend extrahierte Wert für das Element wird nicht dargestellt.
FileRenamer 1.0.11.0
- Diverse Anpassungen für bessere Workflow-Unterstützung
- FileRenamer bei Überschreibevorgängen, speziell für Validierung, überarbeitet
Validierung 1.0.12.0
Diverse Anpassungen, speziell Funktionen in Verbindung mit „Ignorieren, wenn Datei nicht neu“
Lizenztyp | Preis |
Web Front End Server-Lizenz* | 3.000 € |
Farm-Lizenz* | 1.500 € |
Farm-Lizenz / User CAL* | 3 € |