Sharxx File Manager

Dateienverwaltung in SharePoint

Mit dem Sharxx File Manager können Dateien in SharePoint ganz einfach verwaltet werden. So können Dateinamen mühelos ausgelesen, geprüft, umbenannt und Metadatenfelder gefüllt werden. Die einzelnen Funktionen des Sharxx File Manager sind als Plugins aktivierbar.

Fakten

Dateinamen beim Upload auslesen

Automatisch Metadaten setzen

Dateien umbenennen

Validierung zur Dateiprüfung

Regeln zur Aktionssteuerung

Zusatzfelder in Ansichten

Standardisierte Dokumentenablage nach QM

Dateifilter

Die automatische Statusspalte

Sobald in irgendeiner SharePoint-Bibliothek eine Sharxx File Manager-Funktion aktiviert wurde, wird der SharePoint-Liste automatisch eine Statusspalte hinzugefügt. Diese automatische Statusspalte ermöglicht es den Plugins, den Status des jeweiligen Datensatzes zu speichern und in der Listen- bzw. der Detailansicht den Ausführungsstatus grafisch darzustellen.

Ergebnisvorschau mit dem Sharxx File Manager

Eine weitere überaus nützliche Option des Sharxx File Manager ist die Ergebnisvorschau, das bedeutet, dass Sie als Orientierungshilfe bereits vorhandene Datensätze der aktuellen SharePoint-Liste durchgehen und sich diese dann in der Spalte „Example from list“ anzeigen lassen können. Darüber hinaus werden die bereits gesetzten Einstellungen der jeweiligen Feldzuweisung angewendet und das Ergebnis, welches gesetzt wurde, in der Spalte „Example result“ angezeigt.

Folgende Plugins sind als Feature aktivierbar:

Das Plugin Filename Reader

Das Plugin „Filename Reader“ ermöglicht es, Werte, die in einem Dateinamen durch Trennzeichen codiert sind, auszulesen und während des Uploads automatisch in definierte Felder als Wert eintragen zu lassen.

Das Plugin FileRenamer

Das Plugin FileRenamer ermöglicht es, nach einem Check-in bzw. einem Dokumentenupload in SharePoint einen neuen Dateinamen anhand von definierten Feldwerten zu generieren und das betroffene Dokument/die Datei entsprechend umzubenennen. Wenn ein Dokument mit diesem Namen bereits existiert, wird das Dokument dort als neue Version angehängt.

Das Plugin Validation

Dieses Plugin sorgt für die Eindeutigkeit in den Metadaten, d.h., sobald Sie eine neue Version in SharePoint hochladen, prüft es den Wert auf seine Gültigkeit und gibt einen Hinweis, wenn das jeweilige Feld bereits existiert. Für die Prüfung der Gültigkeit können Werte aus Listen, Eigenschaften oder Dateiinformationen (Dateidatum) verwendet werden.

Das Plugin Additional Fields

Das Plugin Additional Fields erstellt unabhängig von den Standardspalten Zusatzfelder, für die Sonderwerte angegeben werden können, d.h. auch hier sind z.B. Dateinamen, Dateiendungen, Ordner etc. einstellbar.

Das Plugin Action Rules

Dieses Plugin legt aus einer Dokumentenbibliothek, anhand einer definierten Regelmatrix, weitere Elemente an und stellt Verknüpfungen zur Quellbibliothek her. So können automatisiert Aufgaben zu einem Dokument erstellt werden.

Ihre Vorteile auf einen Blick

• Dateinamen können direkt beim Upload ausgelesen werden
• Automatisches Setzen der Metadaten möglich
• Validierung der Metadaten
• Automatische Statusspalte
• Ergebnisvorschau als Orientierungshilfe
• Verschiedene Plugins als Feature aktivierbar
• Zusatzfelder mit Sonderwerten
• Automatisierte Erstellung von Aufgaben