Project Description

Sharxx File Manager

Dateienverwaltung in SharePoint

Mit dem Sharxx File Manager können Dateien in SharePoint ganz einfach verwaltet werden. So können Dateinamen mühelos ausgelesen, geprüft, umbenannt und Metadatenfelder gefüllt werden. Die einzelnen Funktionen des Sharxx File Manager sind als Plugins aktivierbar.

Fakten

Dateinamen beim Upload auslesen

Automatisch Metadaten setzen

Dateien umbenennen

Validierung zur Dateiprüfung

Regeln zur Aktionssteuerung

Zusatzfelder in Ansichten

Standardisierte Dokumentenablage nach QM

Dateifilter

Die automatische Statusspalte

Sobald in irgendeiner SharePoint-Bibliothek eine Sharxx File Manager-Funktion aktiviert wurde, wird der SharePoint-Liste automatisch eine Statusspalte hinzugefügt. Diese automatische Statusspalte ermöglicht es den Plugins, den Status des jeweiligen Datensatzes zu speichern und in der Listen- bzw. der Detailansicht den Ausführungsstatus grafisch darzustellen.

Ergebnisvorschau mit dem Sharxx File Manager

Eine weitere überaus nützliche Option des Sharxx File Manager ist die Ergebnisvorschau, das bedeutet, dass Sie als Orientierungshilfe bereits vorhandene Datensätze der aktuellen SharePoint-Liste durchgehen und sich diese dann in der Spalte „Example from list“ anzeigen lassen können. Darüber hinaus werden die bereits gesetzten Einstellungen der jeweiligen Feldzuweisung angewendet und das Ergebnis, welches gesetzt wurde, in der Spalte „Example result“ angezeigt.

Folgende Plugins sind als Feature aktivierbar:

Das Plugin Filename Reader

Das Plugin „Filename Reader“ ermöglicht es, Werte, die in einem Dateinamen durch Trennzeichen codiert sind, auszulesen und während des Uploads automatisch in definierte Felder als Wert eintragen zu lassen.

Das Plugin FileRenamer

Das Plugin FileRenamer ermöglicht es, nach einem Check-in bzw. einem Dokumentenupload in SharePoint einen neuen Dateinamen anhand von definierten Feldwerten zu generieren und das betroffene Dokument/die Datei entsprechend umzubenennen. Wenn ein Dokument mit diesem Namen bereits existiert, wird das Dokument dort als neue Version angehängt.

Das Plugin Validation

Dieses Plugin sorgt für die Eindeutigkeit in den Metadaten, d.h., sobald Sie eine neue Version in SharePoint hochladen, prüft es den Wert auf seine Gültigkeit und gibt einen Hinweis, wenn das jeweilige Feld bereits existiert. Für die Prüfung der Gültigkeit können Werte aus Listen, Eigenschaften oder Dateiinformationen (Dateidatum) verwendet werden.

Das Plugin Additional Fields

Das Plugin Additional Fields erstellt unabhängig von den Standardspalten Zusatzfelder, für die Sonderwerte angegeben werden können, d.h. auch hier sind z.B. Dateinamen, Dateiendungen, Ordner etc. einstellbar.

Das Plugin Action Rules

Dieses Plugin legt aus einer Dokumentenbibliothek, anhand einer definierten Regelmatrix, weitere Elemente an und stellt Verknüpfungen zur Quellbibliothek her. So können automatisiert Aufgaben zu einem Dokument erstellt werden.

Ihre Vorteile auf einen Blick

• Dateinamen können direkt beim Upload ausgelesen werden
• Automatisches Setzen der Metadaten möglich
• Validierung der Metadaten
• Automatische Statusspalte
• Ergebnisvorschau als Orientierungshilfe
• Verschiedene Plugins als Feature aktivierbar
• Zusatzfelder mit Sonderwerten
• Automatisierte Erstellung von Aufgaben

Screenshots zum Sharxx File Manager

Sharxx File Manager – Filename Reader

Sharxx File Manager – Validation

Sharxx File Manager – Additional Fields

Sharxx File Manager – Renamer

SharePoint Foundation 2010, 2013
SharePoint Server 2010, 2013

Main 1.0.26.4

  • Performanceoptimierung
  • Neue Funktion: Erweitertes Metadaten-Caching: Abfrageintensive Metadaten werden nun während der Elementbearbeitung gecacht. Performancegewinn, speziell bei großen Listen und einer Vielzahl zu behandelnden Elementen.
  • Neue Funktion: Erweitertes Logging der Events
  • Refresh-Funktion der Liste überarbeitet (Nach Umbennenen)
  • Prüfung, ob ein Element vom Sharxx File Manager ignoriert werden soll, schlägt fehl, wenn dieses Element keinen Contenttype besitzt

Main 1.0.26.2

  • Fix: Prüfung, ob ein Element vom Sharxx File Manager ignoriert werden soll, schlägt fehl, wenn dieses Element keinen Content type besitzt

Main 1.0.26.1

Diverse Anpassungen/Erweiterungen

Validierung 1.0.14.1

  • Neue Funktion „Feldwerte vergleichen“ hinzugefügt. Damit können nun 2 Feldwerte innerhalb eines Elements, nach bestimmten Methoden (ist gleich, enthält, etc) verglichen werden
  • Funktionen in zwei Hauptmodi unterteilt und vorhandene in übersichtlicheren Optionen unterteilt
  • Option für benutzerdefinierte Validierungsmeldungen hinzugefügt, die angezeigt werden, wenn eine Regel fehlschlägt (Es kann mit dem Platzhalter {0} die Systemmeldung, an gewünschter Stelle, wieder eingefügt werden)

Additional Fields 1.0.13.2

  • Funktion „AdditionalFields bei „FileMoved“-Events nicht aktualisieren“ hinzugefügt, um bei sehr „sensiblen“ Anwendungen einen Speicherkonflikt zu vermeiden
  • Neue CMD-Anwendung vorhanden, welche es ermöglicht für eine Site oder Webanwendung, alle Felder aktualisieren zu lassen (siehe Release Sharxx FileManager 2013 – AdditionalFields Updater Version)

Additional Fields 1.0.13.1

Neue Funktionen, um in CM-Templates und Workspaces, Informationen zum entsprechenden Workspace-Element (Spalten) einzubinden.
In einem Template, wird das erste gefundene Element als Muster dargestellt, welches mit der aktuellen Vorlage erstellt wurde

FileRenamer 1.0.12.2

  • Fix: Datumswerte werden in der „Next step“-Vorschau teils falsch dargestellt
  • Fix: Feldwerte basierend auf einem Standardwert werden nach dem Upload in der „Next step“-Vorschau nicht erkannt.
    Einschränkung: Standardwerte (SharePoint Feldeigenschaft) basierend auf Formeln werden nicht unterstützt

Action Rules 1.0.14.1

Logging der Aktionen nun optional

Filename Reader 1.0.14.1

keine Änderungen

Main 1.0.25.2

Bug-fix

Additional Fields 1.0.12.1

keine Änderungen

Action Rules 1.0.14.1

  • Logging der Aktionen nun optional
  • Es kann nun auch auf Elementenebene gesperrt werden, um Performance bei Mehrfach-Check-in zu erhöhen.
    (Neue Option: „Simultanes Verarbeiten mehrerer Elemente erlauben“)
  • Timeout der Elementsperre kann nun eingestellt werden
  • Fehler innerhalb einer Aktion führt nun nicht mehr dazu, dass keine weiteren mehr ausgeführt werden

Filename Reader 1.0.14.1

keine Änderungen

FileRenamer 1.0.12.1

keine Änderungen

Validierung 1.0.13.0

keine Änderungen

Main 1.0.25.1

  • Listen/Next step-Icons überarbeitet
  • Fix: Werden aus fremden Bibliotheken Dateien verschoben, werden keine FM-Aktionen durchgeführt (z.B. Additional Fields werden nicht aktualisiert). Das Verhalten ist nun so, als würde die Datei „neu“ hinzugefügt (Auf File Manager bezogen, vorhandene Versionen und Metadaten bleiben erhalten)

Additional Fields 1.0.12.1

  • Hinweis: Funktion „Steuerzeichen konvertieren“ wird durchgeführt, jedoch in Sharepoint 2013 (Liste/Anzeigeformular) nicht mehr dargestellt. Wenn die Werte jedoch mit einem anderen Tool oder Workflow anderweitig übernommen werden (z.B. in ein Multiline-Textfeld), werden diese dort korrekt dargestellt.
  • Berechnete Felder werden nicht unterstützt und können nun auch nicht mehr ausgewählt werden
  • Fix: Sonderfunktionen geben in manchen Konstellationen nicht den korrekten Wert aus. (z.B. in Unterseiten wird ein Unterordner nicht erkannt)
  • Fix: Wird ein manueller Updatevorgang durchgeführt, werden auch Elemente aktualisiert, die eigentlich aufgrund der allgemeinen File Manager-Einstellungen ignoriert werden sollen.

Action Rules 1.0.13.1

Fix: Wird ein manueller Updatevorgang durchgeführt, werden auch Elemente aktualisiert, die eigentlich aufgrund der allgemeinen File Manager-Einstellungen ignoriert werden sollen.

Filename Reader 1.0.14.1

Es werden nun Nachschlagefelder nicht mehr gefüllt, wenn die konfigurierte Anzeigespalte in dem gefundenen Listenelement keinen Wert besitzt (= „leer“ ist).

FileRenamer 1.0.12.1

  • Berechnete Felder werden nicht unterstützt und können nun auch nicht mehr ausgewählt werden
  • Es werden nun Werte aus Nachschlagefelder nicht mehr verwendet, wenn die konfigurierte Anzeigespalte in dem hinterlegten Listenelement keinen Wert besitzt (= „leer“ ist). Wird nun so behandelt, als wäre kein Wert ausgewählt. (Fehler während des Checkins, wenn Feld ein Pflichtfeld bzw. Option „Werte düfen leer sein (…)“ nicht aktiv ist)
  • Fehlerbehandlung erweitert, wenn Dateien beim Umbennen nicht gelöscht werden können. Es wird nun auch ein Fehler inkl. Hinweis, dass die Datei für FM-Aktionen gesperrt ist, in der Datei angezeigt, die gelöscht werden soll.
  • Fix: Check in-Kommentare werden beim anhängenden Umbenennen nicht übernommen

Validierung 1.0.13.0

keine Änderungen

Main 1.0.25.0

  • Die Funktion „Lookupfelder zurücksetzen (…)“ kann nun, unabhängig von den verwendeten Plugins, aktiviert werden
  • Fix: Dateien/Ordner im Template verursachen teils Fehler bei Projekterstellung/Synchronisation mit dem Collaboration Manager
  • Fix: Whitelist verhindert teils das Speichern von Einstellungen
  • Fix: Erstellen von Dokumentenmappen funktioniert teils nicht
  • Fix: Diverse Fehler (Log) wenn Einstellungen, speziell Forms, o.Ä. (auch über Designer) angepasst werden
  • Fix: Allgemeine Fehler wenn File Manager-Felder nicht in allen nötigen Content Types enthalten sind
    -> Werden nun autom. beim Speichern allen – relevanten – Content Types hinzugefügt. (Nicht zu Ordnern (außer Doc.Set), Read-Only oder Sealed!) Dies betrifft auch MD5 und IsNewFile, sofern Funktion aktiv benötigt wird.
    -> Wird eine Datei mit Content Types bearbeitet, in denen (noch) kein File Manager-Feld enthalten ist, werden keine File Manager-Aktionen durchgeführt

FileRenamer 1.0.12.0

Fix: Datumsfelder verursachen teils Fehler, wenn Formatierungswerte hinterlegt sind

Filename Reader 1.0.14.0

Fix: Hinweis auf unvollständig gefüllte Felder verschwindet nicht, obwohl diese manuell nachträglich gefüllt wurden

Additional Fields 1.0.12.0

  • Fix: Für die Ordner-Funktion wird teils der Root-Foldername verwendet
  • Fix: Füllen von Feldern in Content Types, speziell Dokumentenmappen, funktioniert nicht, wenn nicht alle benötigten Felder enthalten sind
    -> Werden nun ohne Fehler nicht gefüllt -> Warnung im Log; Meldungen in Konfig-Maske bei entsprechenden Beispieldaten, dass das Feld Additional Field bzw. mögliche Quellfelder nicht im Content Type enthalten sind. Diese werden nicht autom. hinzugefügt!

Installationshinweis:
Zuerst Core, dann Main, dann Plugins installieren. (Entfernen in umgekehrter Reihenfolge!)
Wichtig: Nach Deinstallation bitte IIS-Reset durchführen!

  • File Manager Version 1.0.25.0 (Main),
  • Action Rules 1.0.13.0,
  • Additional Fields 1.0.12.0,
  • Filename Reader 1.0.14.0,
  • FileRenamer 1.0.12.0,
  • Validation 1.0.13.0

Main 1.0.21.0

  • Laden, Cachen der Plugins allgemein überarbeitet
  • Handling Datei/Ordner/Dokument-Set überarbeitet
  • Handling Funktion „Datei neu“ MD5-Funktion überarbeitet

Filename Reader 1.0.11.0

Bug- Fix: Wenn ein Beispieldatensatz in der Konfigurationsmaske keinen Wert für ein Lookup-Feld besitzt, erscheint eine Fehlermeldung und der entsprechend extrahierte Wert für das Element wird nicht dargestellt.

FileRenamer 1.0.11.0

  • Diverse Anpassungen für bessere Workflow-Unterstützung
  • FileRenamer bei Überschreibevorgängen, speziell für Validierung, überarbeitet

Validierung 1.0.12.0

Diverse Anpassungen, speziell Funktionen in Verbindung mit „Ignorieren, wenn Datei nicht neu“

Lizenztyp Preis
Web Front End Server-Lizenz* 3.000 €
Farm-Lizenz* 1.500 €
Farm-Lizenz / User CAL* 3 €
*zzgl. Wartung 20% des Lizenzpreises pro Jahr, alle Preise zzgl. gesetzlicher Mehrwertsteuer

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